【GAS】Gmailの内容をスプレッドシートに自動転記する方法

「毎日のように届く報告メールを、一つひとつスプレッドシートに手作業で転記している…」
「単純作業なのに時間がかかってしまい、本来の業務が進まない…」

このようなお悩みをお持ちではないでしょうか。

日々の業務で発生するメールからの転記作業は、件数が増えるほど大きな負担になります。また、手作業によるコピー＆ペーストは、入力ミスや転記漏れの原因にもなりかねません。

もし、この面倒な作業を自動化できるとしたら、どうでしょうか。

本記事では、Googleが提供するGmailとスプレッドシート、そしてGoogle Apps Script（GAS）というプログラミング言語を使って、特定のメールの内容を自動でスプレッドシートに転記する方法を、初心者の方にも分かりやすく解説します。

この記事を読み終える頃には、あなたも面倒な転記作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになっているはずです。

まずは準備から！自動化の全体像と完成イメージ
- 自動化の仕組み（全体像）
- 転記先スプレッドシートの準備
【基本編】GASで勤怠報告メールを自動転記する
【応用編】さらに便利にするためのカスタマイズ
- 応用1：複数フォーマットのメールに対応する
  - 1. パターン管理用のシートを準備する
  - 2. GASコードを修正する
- 応用2：メールの添付ファイルを取得する
まとめ：単純作業は自動化して、価値ある仕事に時間を使おう

まずは準備から！自動化の全体像と完成イメージ

本格的な設定に入る前に、まずは今回の自動化で何がどうなるのか、全体像を把握しておきましょう。
今回は、多くの企業で発生する「従業員からの勤怠報告メール」を例として解説します。

自動化の仕組み（全体像）

従業員が、決まった件名で勤怠報告メールを送信します。
GASがGmailを定期的にチェックし、該当のメールを探します。
メールを見つけたら、本文から「名前」「出勤時間」「退勤時間」などの情報を抜き出します。
抜き出した情報を、自動でスプレッドシートの所定の行に書き込みます。

この仕組みを作るために、まずは転記先となるスプレッドシートを準備しましょう。

転記先スプレッドシートの準備

Googleスプレッドシートを新規作成し、今回は以下のような見出し（ヘッダー）を1行目に作成します。ファイル名は「勤怠管理シート」とでもしておきましょう。

A列	B列	C列	D列	E列	F列	G列
処理日時	報告日	従業員名	メール件名	出勤時間	退勤時間	業務内容

準備はこれだけで完了です。それでは、いよいよ自動化の心臓部であるGASを書いていきましょう。

はじめてGASをお使いになる方へ

この記事では、GASの基本的な操作（スクリプトエディタの開き方、コードの保存方法、実行許可の承認手順、トリガー設定など）についての説明は省略しています。

もしGASを初めて使う方や、基本操作に不安がある方は、まずはこちらの記事で基本をマスターしてから本記事を読むことをお勧めします。

【基本編】GASで勤怠報告メールを自動転記する

まずは、特定の決まったフォーマットで送られてくるメールを自動転記する、基本的な仕組みを作ります。

スプレッドシートからスクリプトエディタを開き、以下の手順に進んでください。

1. GASのコードをコピー＆ペーストする

最初からコードを書くのは大変なので、まずは以下のコードをまるごとコピーして、スクリプトエディタに貼り付けてみましょう。元々書かれている function myFunction() { … } は消してしまって構いません。

// Gmailから勤怠報告メールを取得しスプレッドシートに転記する関数
function recordAttendance() {
  // 1. 操作するスプレッドシートを取得
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('シート1');

  // 2. Gmailから検索する条件を設定
  // 検索条件：件名が「【勤怠報告】」で、まだ処理されていない（未読の）メール
  const searchCondition = 'subject:【勤怠報告】 is:unread';

  // 3. メールを検索して取得
  const threads = GmailApp.search(searchCondition);

  // 4. 取得したメールを1通ずつ処理する
  threads.forEach(thread => {
    const messages = thread.getMessages();
    messages.forEach(message => {
      // 5. メールの件名と本文を取得
      const subject = message.getSubject();
      const body = message.getPlainBody();

      // 6. 正規表現で本文から情報を抽出
      const date = extractData(body, /報告日\s*：\s*(.*)/);
      const name = extractData(body, /氏名\s*：\s*(.*)/);
      const startTime = extractData(body, /出勤時間\s*：\s*(.*)/);
      const endTime = extractData(body, /退勤時間\s*：\s*(.*)/);
      const workContent = extractData(body, /業務内容\s*：\s*([\s\S]*)/);
      
      // 7. スプレッドシートに書き込む
      if (name && date) { // 氏名と報告日が取得できた場合のみ書き込む
        sheet.appendRow([
          new Date(), // 処理した日時
          date,
          name,
          subject, // メール件名
          startTime,
          endTime,
          workContent
        ]);
      }
      
      // 8. 処理が終わったメールを既読にする
      message.markRead();
    });
  });
}

// 正規表現を使ってテキストからデータを抽出する補助関数
function extractData(text, regex) {
  const match = text.match(regex);
  // マッチした場合（情報が見つかった場合）は、その部分を返す
  // 見つからなかった場合は、空文字を返す
  return match ? match[1].trim() : '';
}

2. コードの簡単な解説

貼り付けたコードが何をしているのか、少しだけ覗いてみましょう。

const sheet = …: 操作の対象となるスプレッドシートのシート（今回は「シート1」）を指定しています。
const searchCondition = …: Gmailからどんなメールを探すかの条件を決めています。ここでは「件名に【勤怠報告】が含まれる」「まだ読んでいない（is:unread）」メールを探す設定です。
const subject = …: 取得したメールの件名を subject という変数に入れています。
const body = …: 取得したメールの本文を変数 body に入れています。
const date = extractData(…): extractData という命令を使い、メール本文（body）から正規表現というルール（/報告日…/ の部分）を使って情報を探しています。正規表現についての詳しい解説は、こちらの記事をご確認ください。
sheet.appendRow([…]): 抜き出した各情報を、スプレッドシートの最終行に追加しています。
message.markRead(): 処理が終わったメールを既読にします。これにより、同じメールを何度も転記してしまうのを防いでいます。

3. 実行前のテスト

コードを動かす前に、まずはテスト用のメールをご自身のGmailアドレスに送ってみましょう。

宛先: 自分
件名: 【勤怠報告】
本文:

お疲れ様です。
本日の勤怠を報告します。

報告日　： 2025/10/01
氏名　　： 鈴木 一郎
出勤時間： 09:00
退勤時間： 18:00
業務内容：
・A社向け提案資料作成
・定例ミーティング

メールを送信したら、スクリプトエディタに戻り、実行ボタンを押してください。

スプレッドシートを確認してみましょう。先ほどテストで送信したメールの内容が転記されていれば成功です！

これで、手動で実行すればメールの内容が転記されるようになりました。この処理を定期的に自動実行したい場合は「トリガー」を設定します。詳しい設定方法は、前述のGAS基本解説記事をご覧ください。

基本編はこれで完了です。お疲れ様でした！

【応用編】さらに便利にするためのカスタマイズ

基本編だけでも十分に便利ですが、ここではさらに実用性を高めるための応用テクニックを2つご紹介します。

応用1：複数フォーマットのメールに対応する

「勤怠報告メール」と「休暇連絡メール」のように、全く形式の異なる複数のメールを、同じスプレッドシートに転記したいケースに対応します。

この方法では、「1メールパターン = 1行」のルールで設定シートを作成し、GASがそれを読み込んで処理を振り分けます。メールの種類が増えても、設定シートに1行追加するだけで対応可能です。

1. パターン管理用のシートを準備する

まず、スプレッドシートに「設定」という名前のシートを新しく追加します。

そして、以下のようにヘッダーを作成し、それぞれのメールフォーマットの情報を1行で入力します。

A列	B列	C列	D列	E列	F列	G列
フォーマット名	メール検索条件	報告日(Regex)	氏名(Regex)	出勤時間(Regex)	退勤時間(Regex)	業務内容(Regex)
勤怠報告	subject:【勤怠報告】	報告日\s[:：]\s(.+)	氏名\s[:：]\s(.+)	出勤時間\s[:：]\s(.+)	退勤時間\s[:：]\s(.+)	業務内容\s[:：]\s([\s\S]+)
休暇連絡	subject:【休暇連絡】	取得日\s[:：]\s(.+)	申請者\s[:：]\s(.+)			理由\s[:：]\s([\s\S]+)

各列の役割

フォーマット名 (A列): あなたが管理しやすいフォーマットの名前をつけます。
メール検索条件 (B列): 処理の起点となる重要な項目です。 Gmailの検索ボックスで使える形式で、処理したいメールを特定する条件（例: subject:【勤怠報告】）を記述します。
C列～G列: 各項目をメール本文から抜き出すための正規表現を記述します。対応する項目がないパターン（例: 休暇連絡の出勤時間）は、セルを空欄にしておきます。
(Regex)は「Regular Expression（レギュラーエクスプレッション）」の略で、正規表現を英語で表したものです。

2. GASコードを修正する

次に、この新しい「設定」シートを読み込んで動くようにGASコードを全面的に修正します。

基本編で作成した recordAttendance と extractData のコードを一度すべて削除し、以下のコードに差し替えてください。

// 【応用編】設定シートを元に複数フォーマットのメールを処理する関数
function recordAttendanceAdvanced() {
  // 1. スプレッドシートの各シートを取得
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const targetSheet = ss.getSheetByName('シート1');
  const configSheet = ss.getSheetByName('設定');

  // 2. 設定シートから全パターンの情報を読み込む (ヘッダーを除く)
  const configValues = configSheet.getRange(2, 1, configSheet.getLastRow() - 1, 7).getValues();

  // 3. 各パターン（設定シートの各行）を順番に処理する
  configValues.forEach(row => {
    // 設定シートから各列の値を取得
    const formatName = row[0];
    const searchCondition = row[1];
    const dateRegex = row[2] ? new RegExp(row[2]) : null;
    const nameRegex = row[3] ? new RegExp(row[3]) : null;
    const startTimeRegex = row[4] ? new RegExp(row[4]) : null;
    const endTimeRegex = row[5] ? new RegExp(row[5]) : null;
    const workContentRegex = row[6] ? new RegExp(row[6]) : null;

    // メールの検索条件がなければ、その行の処理をスキップ
    if (!searchCondition) return;

    // 4. 設定された条件で未読メールを検索
    const threads = GmailApp.search(`${searchCondition} is:unread`);

    // 5. 見つかったメールを1通ずつ処理
    threads.forEach(thread => {
      const messages = thread.getMessages();
      messages.forEach(message => {
        const subject = message.getSubject();
        const body = message.getPlainBody();

        // 6. 正規表現で各情報を抽出
        const date = extractData(body, dateRegex);
        const name = extractData(body, nameRegex);
        const startTime = extractData(body, startTimeRegex);
        const endTime = extractData(body, endTimeRegex);
        const workContent = extractData(body, workContentRegex);

        // 7. 氏名と報告日が取得できた場合のみスプレッドシートに書き込む
        if (name && date) {
          targetSheet.appendRow([
            new Date(),
            date,
            name,
            subject,
            startTime,
            endTime,
            workContent,
          ]);
          // 処理が成功したメールだけを既読にする
          message.markRead();
        }
      });
    });
  });
}

// 正規表現を使ってテキストからデータを抽出する補助関数（変更なし）
function extractData(text, regex) {
  // 正規表現パターンが指定されていない場合は空文字を返す
  if (!regex) return ''; 
  const match = text.match(regex);
  return match ? match[1].trim() : '';
}

コードのポイント解説

この応用編のコードは、基本編と比べて少し複雑に見えますが、やっていることはシンプルです。

まず「設定」シートに書かれた内容をすべて読み込みます。
次に、設定シートの1行目（勤怠報告のルール）を使って、該当するメールを探し、転記します。
1行目の処理が終わったら、次に2行目（休暇連絡のルール）を使って、同じようにメールを探して転記します。
これを設定シートに書かれたルールの行数分、繰り返します。

このように、「設定シートに書かれたルールを上から順番に実行していく」という仕組みになっています。なので、新しいメールフォーマットを追加したくなったら、設定シートに1行書き加えるだけで対応できるのです。

最後に、トリガーを設定している場合は、実行する関数を新しい recordAttendanceAdvanced に変更するのを忘れないようにしましょう。

これで、より柔軟で拡張性の高い自動化の仕組みが完成しました。

応用2：メールの添付ファイルを取得する

「メールに添付されたファイルも、自動で整理・管理したい」という場合もあるでしょう。
ここでは、メールに添付されたファイルを自動でGoogleドライブの特定フォルダに保存し、そのファイルへのリンクをスプレッドシートに記録する方法を解説します。

1. 保存先Googleドライブフォルダを準備する

まず、添付ファイルを保存するためのフォルダをGoogleドライブに作成します。今回は「勤怠報告_添付ファイル」という名前のフォルダを作成しましょう。

フォルダを作成したらそのフォルダを開き、ブラウザのアドレスバーに表示されるURLに注目してください。末尾の英数字の羅列が、このフォルダの「フォルダID」になります。このIDを後でコードに設定するので、コピーしておきましょう。

https://drive.google.com/drive/folders/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ← この部分がフォルダIDです。

2. 転記先シートに見出しを追加する

次に、転記先シート（シート1）のH列に「添付ファイルリンク」という見出しを追加してください。

A列	B列	C列	D列	E列	F列	G列	H列
処理日時	報告日	従業員名	メール件名	出勤時間	退勤時間	業務内容	添付ファイルリンク

3. コードを修正する

最後にGASコードを修正し、添付ファイルをGoogleドライブに保存してリンクを取得する処理を追加します。

1箇所目：フォルダIDを設定する

recordAttendanceAdvanced 関数の最初に、先ほどコピーしたフォルダIDを設定する行を追加します。

以下コードの緑字の箇所を、recordAttendanceAdvanced 関数に追加してください。

// 【応用編】設定シートを元に複数フォーマットのメールを処理する関数
function recordAttendanceAdvanced() {
  // 添付ファイルの保存先Google DriveフォルダIDを指定
  const FOLDER_ID = 'ここにコピーしたフォルダIDを貼り付け';

  // 1. スプレッドシートの各シートを取得
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
// ...（省略）

2箇所目：添付ファイルを処理する部分を追加・修正する

messages.forEach ループの中を修正します。

const body = message.getPlainBody(); の下に、添付ファイルを保存しリンクを取得する処理を追加し、targetSheet.appendRow にもファイルリンクの変数を追加します。

// ...（省略）
    messages.forEach(message => {
        const body = message.getPlainBody();

        // 添付ファイルをDriveに保存し、リンクを取得
        const attachments = message.getAttachments();
        const fileUrls = attachments.map(attachment => {
            const folder = DriveApp.getFolderById(FOLDER_ID);
            const file = folder.createFile(attachment);
            return file.getUrl();
        });
        const fileUrlsText = fileUrls.join(', '); // 複数の場合に備えカンマ区切りで結合

        // 6. 正規表現で各情報を抽出
        const date = extractData(body, dateRegex);
        const name = extractData(body, nameRegex);
        const startTime = extractData(body, startTimeRegex);
        const endTime = extractData(body, endTimeRegex);
        const workContent = extractData(body, workContentRegex);

        // 7. 氏名と報告日が取得できた場合のみスプレッドシートに書き込む
        if (name && date) {
          targetSheet.appendRow([
            new Date(),
            date,
            name,
            subject,
            startTime,
            endTime,
            workContent,
            fileUrlsText // H列に添付ファイルリンクを追加
          ]);
          // 処理が成功したメールだけを既読にする
          message.markRead();
        }
      });
// ...（省略）