【GAS】スプレッドシートでタスクの期限を自動リマインド

「日々の業務に追われて、大切な請求書の支払期限を忘れてしまった…」
「お客様への回答がSLA（サービス品質保証）の期限を過ぎてしまい、信頼を損ねてしまった…」
このような経験は、多くの方が一度は体験したことがあるのではないでしょうか。

タスク管理ツールを導入するほどではないけれど、スプレッドシートでの管理だけでは抜け漏れが心配。そんなお悩みを抱えていませんか？

実は、普段お使いのGoogleスプレッドシートに少し工夫を加えるだけで、無料で簡単に「自動リマインドシステム」を構築できます。

この記事では、Google Apps Script（GAS）というプログラミング言語を使って、スプレッドシートで管理しているタスクの期限が近づいたら、自動でメール通知を送る方法を解説します。

この記事を読み終える頃には、あなたも面倒な期限管理から解放され、本来の業務に集中できる環境を手に入れているはずです。

なぜ自動リマインドが必要なのか？
3ステップで完成！自動リマインドの仕組み
発展編：さらに便利な機能を追加する
まとめ

なぜ自動リマインドが必要なのか？

手動でのタスク管理には、常に「見落とし」や「確認忘れ」といったヒューマンエラーのリスクが伴います。特に、複数の案件を同時に抱えていると、そのリスクはさらに高まります。

自動リマインドを導入することで、以下のメリットが得られます。

抜け漏れの防止: 機械が自動で通知してくれるため、人的な確認ミスがなくなります。
心理的負担の軽減: 「あの件、大丈夫だったかな？」と常に気にする必要がなくなり、精神的な負担が減ります。
業務効率の向上: 確認作業にかけていた時間を削減し、より生産的な業務に集中できます。

3ステップで完成！自動リマインドの仕組み

これから作成する自動リマインドの仕組みは、大きく分けて3つのステップで完成します。

準備編: スプレッドシートでタスク管理表を作成する
実践編: GASを使ってメールで通知を送るスクリプトを作成する
自動化編: 作成したスクリプトを毎日決まった時間に実行するよう設定する

専門用語も出てきますが、その都度わかりやすく解説しますのでご安心ください。

準備編：タスク管理表を作成しよう

まずは、リマインドの元となるタスク管理表をスプレッドシートで作成します。
今回は、顧客からの問い合わせ管理を例に作成してみましょう。

1. 新しいスプレッドシートを作成する
Googleドライブで「新規」>「Googleスプレッドシート」を選択し、新しいシートを作成します。ファイル名は「タスク管理表」など、分かりやすいものにしましょう。

2. シート名とヘッダー（項目名）を設定する
デフォルトで作成される「シート1」の名前を「チケット管理」に変更します。
次に、1行目に以下の項目名を入力してください。

A列	B列	C列	D列	E列	F列
ID	顧客名	担当者	状態	期限	備考

3. テストデータを入力する
実際にデータが入力されている方がイメージしやすいので、いくつかサンプルデータを入力してみましょう。「状態」は「未着手」「対応中」「完了」の3種類、「期限」は日付だけでなく時間まで入力するのがポイントです。

これで、リマインドの元となるデータの準備が整いました。

実践編：GASでGmailに通知を送ろう

ここからが本番です。GASを使って、期限が迫ったタスクをメールで通知するスクリプト（コンピュータに対する命令をまとめたプログラムのこと）を書いていきましょう。

Step 1: スクリプトエディタを開く

まず、GASを記述するための「スクリプトエディタ」を開きます。
スプレッドシートのメニューから「拡張機能」>「Apps Script」を選択してください。

すると、新しいタブでスクリプトエディタが開きます。最初は myFunction という空の関数が用意されていますが、一度すべて削除してしまいましょう。

Step 2: スクリプトを記述する

いよいよスクリプトを書いていきます。
先ほど開いたスクリプトエディタに、以下のコードをそのままコピー＆ペーストしてください。

// 通知を送信するメールアドレスを設定
const RECIPIENT_EMAIL = 'manager@example.com';

// リマインドを実行するメインの関数
function checkTaskDeadlines() {
  // ①スプレッドシートの情報を取得する
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('チケット管理');
  // 2行目から最終行までのデータを取得（1行目はヘッダーなので除く）
  const tasks = sheet.getRange(2, 1, sheet.getLastRow() - 1, 6).getValues();

  // ②現在の日時を取得する
  const now = new Date();
  
  // ③通知メールの本文を作成する
  let mailBody = '';

  // 取得したタスクを1行ずつチェックする
  tasks.forEach(function(task) {
    const status = task[3]; // D列の「状態」
    const deadline = new Date(task[4]); // E列の「期限」

    // 状態が「完了」でなく、かつ期限が過ぎているタスクをチェック
    if (status !== '完了' && deadline < now) {
      const taskId = task[0]; // A列の「ID」
      const customerName = task[1]; // B列の「顧客名」
      const staffName = task[2]; // C列の「担当者」
      
      // 期限を「YYYY/MM/DD HH:MM」の形式に整える
      const deadlineString = 
        deadline.getFullYear() + '/' +
        ('0' + (deadline.getMonth() + 1)).slice(-2) + '/' +
        ('0' + deadline.getDate()).slice(-2) + ' ' +
        ('0' + deadline.getHours()).slice(-2) + ':' +
        ('0' + deadline.getMinutes()).slice(-2);

      // メール本文に行を追加していく
      mailBody += `【期限超過】\nID: ${taskId}\n顧客名: ${customerName}\n担当: ${staffName}\n期限: ${deadlineString}\n\n`;
    }
  });

  // ④メール本文があればGmailで通知する
  if (mailBody) {
    const subject = '【SLA期限超過アラート】対応が必要なタスクがあります';
    
    // メールを送信
    GmailApp.sendEmail(RECIPIENT_EMAIL, subject, mailBody);
  }
}

貼り付けたら、1行目の'manager@example.com'の部分を、通知を受け取りたいメールアドレスに書き換えてください。

コードを保存するには、エディタ上部の保存ボタンをクリックするか、Ctrl+S（Macは⌘S）を押してください。

コードの簡単な解説：

①スプレッドシートの情報を取得する: getSheetByName(‘チケット管理’)で操作対象のシートを指定し、getValues()でシート上のデータをまとめて取得しています。
②現在の日時を取得する: new Date()で、このスクリプトが実行された瞬間の日時を取得します。
③通知メッセージを作成する: tasks.forEachで、取得したタスクを1件ずつループ処理しています。if (status !== ‘完了’ && deadline < now)の部分で、「状態が完了ではなく、かつ期限が現在時刻を過ぎている」タスクだけを対象に、メール本文を作成しています。
④メール本文があればGmailで通知する: 作成したメール本文が存在する場合（if (mailBody)）、GmailApp.sendEmail()を使って指定したアドレスにメールを送信しています。第1引数が宛先、第2引数が件名、第3引数が本文です。

自動化編：トリガーで定期実行しよう

最後に、このスクリプトを毎日決まった時間に自動で実行するための「トリガー」を設定します。これを設定することで、あなたが何もしなくてもGASが自動で期限をチェックしてくれるようになります。

スクリプトエディタの左側にあるメニューから、目覚まし時計のアイコン（トリガー）をクリックします。
右下の「トリガーを追加」ボタンをクリックします。
以下の通りに設定し、「保存」をクリックします。
- 実行する関数を選択: checkTaskDeadlines
- 実行するデプロイを選択: Head
- イベントのソースを選択: 時間主導型
- 時間ベースのトリガーのタイプを選択: 日付ベースのタイマー
- 時刻を選択: 午前8時～9時（お好きな時間帯を選択してください）

初めてトリガーを設定する際には、「承認が必要です」という画面が表示されることがあります。これは、作成したスクリプトにスプレッドシートへのアクセスなどを許可するための大切な手順です。詳しい承認方法については、こちらの記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。

これで全ての設定は完了です！

設定した時間になると、スクリプトが自動で実行され、もし期限超過したタスクがあればメールに以下のような通知が届きます。

発展編：さらに便利な機能を追加する

基本の仕組みは完成しましたが、GASを使えばさらに柔軟なカスタマイズが可能です。いくつか例をご紹介します。

1. 期限が近づいているタスクも通知する（例：24時間前）

現在は期限を「超過」したタスクのみを通知していますが、コードを少し変更すれば「24時間以内」に期限が来るタスクを事前に通知することもできます。

checkTaskDeadlines関数内の②、③、④を以下のように変更します。

  // ②現在の日時を取得する
  const now = new Date();
  const oneDayLater = new Date(now.getTime() + (24 * 60 * 60 * 1000)); // ←この行を追加

  // ③通知メールの本文を作成する
  let overdueBody = ''; // 期限超過タスク用
  let upcomingBody = ''; // 期限間近タスク用

  // 取得したタスクを1行ずつチェックする
  tasks.forEach(function(task) {
    const status = task[3];
    if (status === '完了') return; // 状態が「完了」ならスキップ

    const deadline = new Date(task[4]);
    const taskId = task[0];
    const customerName = task[1];
    const staffName = task[2];
    const deadlineString = 
      deadline.getFullYear() + '/' + ('0' + (deadline.getMonth() + 1)).slice(-2) + '/' +
      ('0' + deadline.getDate()).slice(-2) + ' ' + ('0' + deadline.getHours()).slice(-2) + ':' +
      ('0' + deadline.getMinutes()).slice(-2);

    // 期限に応じてメッセージを振り分ける
    if (deadline < now) {
      overdueBody += `ID: ${taskId}\n顧客名: ${customerName}\n担当: ${staffName}\n期限: ${deadlineString}\n\n`;
    } else if (deadline < oneDayLater) {
      upcomingBody += `ID: ${taskId}\n顧客名: ${customerName}\n担当: ${staffName}\n期限: ${deadlineString}\n\n`;
    }
  });

  // ④メール本文があればGmailで通知する
  let finalBody = '';
  let subject = '【タスクリマインダー】';

  if (overdueBody) {
    finalBody += '--- 期限超過タスク ---\n' + overdueBody;
    subject += '【要対応】';
  }
  if (upcomingBody) {
    finalBody += '--- 本日期限のタスク ---\n' + upcomingBody;
  }
  
  if (finalBody) {
    subject += 'お知らせ';
    GmailApp.sendEmail(RECIPIENT_EMAIL, subject, finalBody);
  }