スプレッドシートで請求書を自動作成！GASでPDF化

毎月の請求書作成、手作業で行っていませんか？

「請求書の作成に時間がかかる」「コピー＆ペーストの繰り返しで、入力ミスが怖い」
「特に、1つの取引先に複数の項目を請求する時、明細の管理が大変…」

このようなお悩みは、多くの企業で共通の課題です。

しかし、高価な専門システムを導入しなくても、普段お使いのGoogleスプレッドシートを活用するだけで、この請求書作成業務は劇的に効率化できます。

本記事では、スプレッドシートの関数やGAS（Google Apps Script）という機能を使い、複数の明細行を含む請求書を、管理表データから自動で作成する方法を、初心者の方にも分かりやすく、ステップ・バイ・ステップで解説します。

この記事を読み終える頃には、あなたも請求書作成の自動化を実現し、面倒な手作業から解放されているはずです。

なぜ請求書作成にGoogleスプレッドシートが最適なのか？
請求書自動作成の全体像
ステップ1：請求明細を入力する「請求明細表シート」を作成する
ステップ2：請求書のひな形となる「請求書シート」を作成する
ステップ3：関数で明細表と請求書を連携させる
ステップ4：【応用編】GASで請求書をPDF化する
まとめ

なぜ請求書作成にGoogleスプレッドシートが最適なのか？

請求書作成ツールには様々な選択肢がありますが、なぜGoogleスプレッドシートがおすすめなのでしょうか。主な理由は3つあります。

無料で始められる
Googleアカウントさえあれば、誰でもすぐに無料で利用を開始できます。特別なソフトウェアをインストールする必要もありません。
使い慣れた操作感
多くの方が表計算ソフトに触れた経験があるため、直感的に操作を覚えやすいのが特徴です。基本的な関数を使ったことがある方なら、本記事の内容もスムーズにご理解いただけます。
高いカスタマイズ性と拡張性
自社の運用に合わせて、請求書のフォーマットや管理表の項目を自由に変更できます。さらに、本記事で紹介するGAS（Google Apps Script）を使えば、PDFの自動生成やメールの自動送信といった、より高度な自動化も可能です。

専門の請求書発行システムは多機能ですが、月額費用がかかることや、操作を覚えるまでに時間がかかることもあります。まずはスプレッドシートで自動化の第一歩を踏み出し、業務を効率化してみましょう。

請求書自動作成の全体像

今回作成する請求書自動化の仕組みは、以下の2つのシートで構成されます。

請求明細表シート：請求する内容を1行1明細で管理するシート
請求書シート：請求明細表の情報を基に、自動で請求書を作成するテンプレートシート

基本的な流れは非常にシンプルです。

「請求明細表」に請求データを入力し、「請求書」シートで特定の番号を選ぶだけで、必要な情報が自動的に反映される、という仕組みをこれから作っていきます。

「今すぐ使いたい」「設定が面倒」という場合は、設定済みのテンプレートを無料で配布しています。以下のフォームからテンプレートをお受け取りください。
※一部、環境に合わせて変更が必要な箇所があります。テンプレートの[使い方]シートをご確認ください。

ステップ1：請求明細を入力する「請求明細表シート」を作成する

まずは、すべての請求データの元となる「請求明細表」を作成します。
新しいスプレッドシートを作成し、シート名を「請求明細表」に変更してください。

次に、1行目に以下の項目（ヘッダー）を入力します。1つの請求書に複数の明細がある場合は、同じ請求書番号を使って複数行に入力するのがポイントです。

A列	B列	C列	D列	E列	F列	G列	H列
請求書番号	取引先名	請求日	支払期日	案件名/品名	数量	単価	金額(税抜)

項目を入力したら、実際にサンプルデータを入力してみましょう。

「INV-001」のように、複数の明細を持つデータを含めることで、後の関数設定の際に正しく動作しているか確認しやすくなります。

＜データ入力例＞

請求書番号	取引先名	請求日	支払期日	案件名/品名	数量	単価	金額(税抜)
INV-001	株式会社サンプル商事	2025/4/30	2025/5/31	4月分コンサルティング費用	1	100,000	100,000
INV-001	株式会社サンプル商事	2025/4/30	2025/5/31	Webサイト保守費用	1	50,000	50,000
INV-002	合同会社テスト	2025/4/30	2025/5/31	Webサイト制作費用	1	300,000	300,000
INV-003	株式会社サンプル商事	2025/5/31	2025/6/30	5月分コンサルティング費用	1	100,000	100,000

これで、自動化の土台となるデータベースが完成しました。

ステップ2：請求書のひな形となる「請求書シート」を作成する

次に、出力先となる請求書のテンプレートを作成します。
新しいシートを追加し、名前を「請求書」に変更してください。

一般的な請求書のレイアウトに沿って作成しますが、明細を入力する行を、あらかじめ10行程度、多めに確保しておくのがポイントです。

ステップ3：関数で明細表と請求書を連携させる

ここからが自動化の核となる部分です。

「請求書シート」で請求書番号を指定するだけで、明細表から関連データが自動で入力されるように設定していきます。

1. 検索キーとなる請求書番号の入力欄を作る

まず、「請求書シート」に請求書番号欄（例：D1セル）を作ります。このセルに入力された請求書番号を元に、すべての情報を検索します。

2. 請求書の共通情報（宛名・請求日など）をVLOOKUP関数で表示する

請求書の宛名や請求日といった、明細ごとで変わらない情報は、VLOOKUP関数で取得するのが簡単です。VLOOKUP関数は最初に見つかった行の情報を返すため、どの明細行も同じ共通情報が入っていれば問題なく機能します。

例として、請求書の宛名を表示させたいセルに、以下の関数を入力します。

=IFERROR(
  VLOOKUP(
    $D$1,
    '請求明細表'!A:H,
    2,
    FALSE
  )
)

‘請求明細表’!A:H: データを検索する範囲を、先ほど作成した「請求明細表」シートのA列からH列に指定します。
2: 範囲の左から2番目の列、つまり「取引先名」を取得します。

同様に、請求日（3番目の列）や支払期日（4番目の列）もVLOOKUP関数で設定しておきましょう。

3. 複数の請求明細をFILTER関数で一度に表示させる

指定した請求書番号に一致するすべての明細を取り出すために、FILTER関数を使います。

請求書の明細を表示したい範囲の一番左上のセルに、以下の関数を1つ入力するだけです。

=IFERROR(
  FILTER(
    '請求明細表'!E:H,
    '請求明細表'!A:A = $D$1
  )
)

この関数を分解して見てみましょう。

FILTER(範囲, 条件) が基本的な構文です。条件に合う行をすべて抜き出してくれます。
‘請求明細表’!E:H: 抜き出したいデータの範囲です。今回は明細部分である「案件名/品名」から「金額(税抜)」まで（E〜H列）を指定します。
‘請求明細表’!A:A = $D$1: 抜き出すための条件です。「請求明細表」のA列（請求書番号）が、この請求書シートのD1セル（検索キー）と一致する、という条件になります。

この関数を1つのセルに入力するだけで、条件に合う明細が複数行ある場合、自動的に下のセルにも結果が表示されます（この機能をスピルと呼びます）。

これで、関数の設定は完了です。

ステップ4：【応用編】GASで請求書をPDF化する

関数だけでも十分に便利ですが、もう一歩進んで、完成した請求書をボタン一つでPDF化する仕組みを作ってみましょう。

ここでは、GAS（Google Apps Script） という、スプレッドシートなどのGoogleサービスを自動化できるプログラミング言語を使います。

プログラミングと聞くと難しく感じるかもしれませんが、今回はコピー＆ペーストで使えるコードを用意しましたので、ご安心ください。

GASの基本的な使い方（スクリプトエディタの開き方やコードの保存方法など）について詳しく知りたい方は、まずはこちらの記事で基本操作をご確認ください。

1. PDF化のコードを貼り付ける

スクリプトエディタを開き、最初から入力されているコードをすべて消した後、以下のコードをそのまま貼り付けてください。

// PDFを保存するGoogleドライブのフォルダIDを指定
const FOLDER_ID = "ここにフォルダIDを貼り付け";

/**
 * 現在表示されている請求書をPDFとしてドライブに保存する関数
 */
function createInvoicePdf() {
  // スプレッドシートとシートの情報を取得
  const spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const invoiceSheet = spreadsheet.getSheetByName('請求書');
  if (!invoiceSheet) {
    SpreadsheetApp.getUi().alert('「請求書」シートが見つかりません。');
    return;
  }
  
  // PDFを保存するフォルダを取得
  const folder = DriveApp.getFolderById(FOLDER_ID);
  
  // 請求書番号を取得してファイル名にする
  const invoiceNumber = invoiceSheet.getRange('D1').getValue(); // 請求書番号が入力されているセル
  if (!invoiceNumber) {
    SpreadsheetApp.getUi().alert('請求書番号または宛名が空欄です。');
    return;
  }
  const fileName = `【請求書】${invoiceNumber}.pdf`;

  // PDF作成のオプション設定
  const url = 'https://docs.google.com/spreadsheets/d/' + spreadsheet.getId() + '/export?';
  const opts = {
    exportFormat: 'pdf',
    format: 'pdf',
    size: 'A4',
    portrait: 'true',
    fitw: 'true',
    sheetnames: 'false',
    printtitle: 'false',
    gridlines: 'false',
    gid: invoiceSheet.getSheetId()
  };
  
  const url_ext = [];
  for (const opt in opts) {
    url_ext.push(opt + '=' + opts[opt]);
  }
  const options = url_ext.join('&');
  
  const token = ScriptApp.getOAuthToken();
  const response = UrlFetchApp.fetch(url + options, {
    headers: {
      'Authorization': 'Bearer ' +  token
    }
  });
  
  // PDFを作成してフォルダに保存
  const blob = response.getBlob().setName(fileName);
  folder.createFile(blob);
  
  SpreadsheetApp.getUi().alert(`「${fileName}」という名前でPDFを作成しました。`);
}

/**
 * スプレッドシートを開いた時にカスタムメニューを追加する関数
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi()
      .createMenu('請求書処理')
      .addItem('この請求書をPDF化', 'createInvoicePdf')
      .addToUi();
}