Googleスプレッドシートで見積書を自動作成！ミスなく時短

「毎月の見積書作成、もっと楽にならないかな…」
「手入力による金額のミスや、宛名の書き間違いを防ぎたい」
「過去の見積もりを探すのが大変…」

日々の業務で、このようなお悩みをお持ちではないでしょうか。

見積書作成は、ビジネスにおいて欠かせない重要な業務ですが、同時に時間のかかる定型業務でもあります。特に、毎月同じような内容の見積書を作成している場合、その手間は決して小さくありません。

本記事では、Googleスプレッドシート（以下、スプレッドシート）の関数を使って、見積書作成を自動化する方法を、初心者の方にも分かりやすく解説します。

普段お使いのスプレッドシートに少し工夫を加えるだけで、入力ミスを防ぎ、作成時間を大幅に短縮できます。ぜひこの記事を読みながら、一緒に「見積書自動作成シート」を作成してみましょう。

まずは完成形をイメージ！自動化の全体像
Step1. データを管理する「マスタ」を作成しよう
- 1-1. 顧客マスタの作成
- 1-2. 商品マスタの作成
Step2. 見積もり内容を記録する「見積管理表」を作成しよう
- 入力ミスを防ぐ！プルダウンリストの設定
Step3. 提出用の「見積書」テンプレートを作成しよう
- 3-1. 検索用の「見積番号」入力欄を準備する
Step4. 関数で見積書に情報を自動反映させよう
Step 5. 見積書をPDFとして出力する
さらに効率化を目指すなら
- XLOOKUP関数の活用
- Google Apps Script（GAS）による自動化
まとめ：定型業務の自動化で、より創造的な仕事へ

まずは完成形をイメージ！自動化の全体像

今回は、以下の4つのシートを連携させて、見積書作成の自動化を実現します。

顧客マスタ：取引先の情報を一元管理するシート
商品マスタ：自社の製品やサービスの情報を一元管理するシート
見積管理表：いつ、誰に、何を、いくらで見積もったかを記録する一覧表
見積書：顧客に提出する見積書のデザインテンプレート

基本的な流れは非常にシンプルです。

「見積管理表」に見積もり内容を入力するだけで、「見積書」シートに情報が自動で反映され、印刷できる状態になる、という仕組みを作ります。

手入力する箇所を最小限にすることで、入力ミスを劇的に減らし、誰が作業しても同じ品質の見積書をスピーディーに作成できるようになります。

Step1. データを管理する「マスタ」を作成しよう

自動化の第一歩は、見積書に必要な情報（顧客情報、商品情報）を整理し、「マスタ」として一元管理することです。マスタを用意することで、情報の入力が格段に楽になり、表記の揺れも防げます。

1-1. 顧客マスタの作成

まずは、取引先の情報をまとめた「顧客マスタ」シートを作成します。
会社名、部署名、担当者名、住所など、見積書に記載が必要な項目をリストアップしましょう。

【作成例：顧客マスタ】

顧客ID	会社名	郵便番号	住所	部署名	担当者名
C001	株式会社サンプル商事	〒100-0000	東京都千代田区架空町1-2-3	営業部	鈴木一郎
C002	合同会社テスト産業	〒160-0000	東京都新宿区見本町4-5-6	開発部	高橋花子
C003	ABCコンサルティング	〒220-0000	神奈川県横浜市西区仮想台7-8-9	人事部	田中誠

ポイント：

各顧客に「C001」のような重複しない「顧客ID」を割り振っておくと、後々のデータ管理が非常にスムーズになります。

1-2. 商品マスタの作成

次に、自社で取り扱っている商品やサービスの情報をまとめた「商品マスタ」を作成します。

【作成例：商品マスタ】

商品ID	商品名	単位	単価	備考
P001	高性能マウス	個	5,000	在庫あり
P002	静音キーボード	個	8,000
P003	業務効率化コンサルティング	式	150,000	月額
P004	システム開発	式	500,000	初期費用

ポイント：

こちらも商品ごとに「P001」のような「商品ID」を割り振っておきましょう。将来的に商品が増えた場合でも、IDを基準に正確な情報を管理できます。

Step2. 見積もり内容を記録する「見積管理表」を作成しよう

マスタが完成したら、次に見積もりの内容を一つひとつ記録していくための一覧表、「見積管理表」シートを作成します。

【作成例：見積管理表】

見積番号	発行日	顧客ID	商品ID	数量
M2409-001	2024/9/26	C001	P001	10
M2409-001	2024/9/26	C001	P002	10
M2409-002	2024/9/27	C002	P003	1

ポイント：

この時点では、会社名や商品名を直接入力するのではなく、Step1で設定した「顧客ID」と「商品ID」を入力するのがポイントです。なぜなら、IDをキー（目印）にして、後ほど関数で正式名称や単価を自動で呼び出すためです。

入力ミスを防ぐ！プルダウンリストの設定

IDを手入力するのも良いですが、よりミスをなくすためにプルダウンリスト（ドロップダウンリスト）を設定しましょう。

「見積管理表」の「顧客ID」列を選択します。
メニューバーの「データ」>「データの入力規則」をクリックします。
画面右側に現れた設定欄で、「ルールを追加」をクリックします。
「条件」のプルダウンから「プルダウン（範囲内）」を選択します。
右側のアイコンをクリックし、「顧客マスタ」シートの顧客IDが入力されている範囲（例：’顧客マスタ’!A2:A20）を選択し、「完了」をクリックします。

これで、「顧客ID」のセルをクリックすると、顧客マスタに登録されているIDがリストで表示され、選択するだけで入力できるようになります。「商品ID」列にも同様の設定を行いましょう。

Step3. 提出用の「見積書」テンプレートを作成しよう

いよいよ、お客様に提出する「見積書」のテンプレートを作成します。
宛名や見積もり明細、合計金額など、一般的な見積書のフォーマットで作成しましょう。

今回は以下フォーマットに沿って解説します。

この時点では、中身は空の状態で問題ありません。

3-1. 検索用の「見積番号」入力欄を準備する

続いて、この見積書テンプレートに情報を呼び出すための「検索キー」となる見積番号の入力欄を準備します。

このとき、入力欄を印刷範囲の”外側”に設けます。こうすることで、お客様に提出するPDFに作業用の入力欄が映り込むのを防ぎ、見た目をスッキリさせることができます。

例えば、シートの右側にあるK1セルを、見積番号の入力欄として使うことに決めます。分かりやすいようにセルに色を付けたり、「見積番号入力欄」と見出しを付けておくと良いでしょう。
次に見積書テンプレートの中で、実際に見積番号を表示させたいセル（例：H4セル）に、=K1という数式を入力します。

これで準備は完了です。K1セルに入力した見積番号が、自動的にH4セルに表示されるようになりました。

Step4. 関数で見積書に情報を自動反映させよう

それでは、Step3で準備したK1セルに見積番号（例：M2409-001）を入力すると、見積書テンプレート内に他の情報も自動で表示されるように、関数を設定していきましょう。

今回は、指定した範囲から特定のデータを検索して取り出すことができる「VLOOKUP（ブイルックアップ）関数」を使用します。

4-1. 宛名（顧客情報）を自動表示する

まずは、見積番号に紐づく顧客情報を表示させましょう。

「見積書」シートの会社名を表示させたいセル（例：A4）に、以下の関数を入力します。

=VLOOKUP(
  $K$1,
  '見積管理表'!A:C,
  3,
  FALSE
)

少し複雑に見えますが、分解すると簡単です。

$K$1: 検索したい値（見積番号が入力されているセル）を指定します。$をつけることで、セルを固定しています（絶対参照）。
‘見積管理表’!A:C: 検索の対象となる範囲を指定します。今回は見積管理表のA列（見積番号）からC列（顧客ID）までです。
3: 範囲の中で、取り出したいデータが左から何番目の列にあるかを指定します。今回は3番目の「顧客ID」を取り出します。
FALSE: 完全に一致するデータのみを検索する場合のおまじないです（完全一致）。

この関数は「見積番号（$K$1）をキーに、見積管理表のA列からC列の範囲を探し、見つかった行の3列目（顧客ID）を表示してね」という意味になります。

しかし、これでは会社名ではなく「顧客ID」が表示されてしまいます。

そこで、VLOOKUP関数をもう一度使い、取得した顧客IDを元に「顧客マスタ」から正式な会社名を取得します。

会社名を表示させたいセルに、最終的に以下の関数を入力します。

=VLOOKUP(
  VLOOKUP($K$1, '見積管理表'!A:C, 3, FALSE),
  '顧客マスタ'!A:F,
  2,
  FALSE
)

これは、VLOOKUP関数を二段階で使っている（入れ子にしている）形です。

内側のVLOOKUPで、見積番号から「顧客ID」を取得
外側のVLOOKUPで、1で取得した「顧客ID」をキーに、顧客マスタから「会社名」を取得

同様の仕組みで、住所や担当者名も「顧客マスタ」から自動で表示させることができます。取り出したい列の番号（2の部分）を変更するだけです。

住所の場合：4列目なので4を指定
担当者名の場合：6列目なので6を指定

4-2. 見積もり明細を自動表示する

宛名と同様に、見積もりの明細も自動で表示させましょう。

こちらは、1つの見積番号に対して複数の商品が紐づくことがあるため、「FILTER（フィルター）関数」を使います。

見積もり明細の商品IDを表示させたいセル（例：F15）に、以下の関数を入力します。

=FILTER(
  '見積管理表'!D:E,
  '見積管理表'!A:A = $K$1
)

これは「見積管理表のA列が、見積書で指定した見積番号（$K$1）と一致する行の、D列（商品ID）とE列（数量）をすべて抜き出してね」という意味になります。

あとは、先ほどのVLOOKUP関数を応用して、表示された商品IDから「商品マスタ」を参照し、正式な商品名や単価を表示させれば、見積もり明細の完成です。

4-3. 金額を自動計算する

単価と数量が自動表示されれば、あとは掛け算と足し算です。
小計は=数量のセル * 単価のセルで計算できます。

合計金額は、=SUM(小計の範囲) のようにSUM関数を使えば簡単に算出できます。

Step 5. 見積書をPDFとして出力する

関数で見積書の情報が自動で反映されたら、最後にお客様へ提出するためにPDF形式で出力します。

GoogleスプレッドシートからPDFを出力する手順はとても簡単です。

「見積書」シートを表示した状態で、あらかじめ見積書の印刷したい範囲（例：A1:I50など）をドラッグして選択しておきます。
メニューバーの「ファイル」>「ダウンロード」>「PDF ドキュメント（.pdf）」をクリックします。
右側に印刷設定の画面が表示されます。
以下の設定を確認・変更します。
- エクスポート: 「選択中のセル」になっていることを確認します。
- 用紙サイズ: 「A4」など、提出先の指定に合わせます。
- ページの向き: 「縦」を選択します。
- スケール: 「幅に合わせる」を選択すると、見積書が1ページにきれいに収まります。
- 印刷形式: 「グリッド線を表示」のチェックを外すと、セルの枠線が消えて見た目がすっきりします。
右上の「エクスポート」ボタンをクリックします。